PPDSB KE ARAH SPK MS ISO 9001:2015

Mantap Kualiti, Teguh Jatidiri

Sabtu, 27 September 2014

Rumusan Audit Pemantauan SIRIM QAS 2014

Audit Pemantauan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di Jabatan Pendidikan Selangor dan Pejabat Pendidikan Seluruh Negeri Selangor telah dijalankan pada 24 hingga 26 September 2014. Lokasi yang terlibat dengan audit pemantauan ini ialah JPN Selangor (26.9.2014), PPD Sabak Bernam (24 dan 25.9.2014) dan PPD Gombak (24 dan 25.9.2014) dan PPD Sepang (25 dan 26.9.2014)

Pembentangan Laporan Audt Pemantauan telah dijalankan di Bilik Mesyuarat Utama, JPN Selangor pada 26.9.2014 pukul 5.00 petang. Yang turut hadir dalam Majlis Penutupan tersebut ialah Pn. Hjh. Foziah Buang (menjalankan tugas Timbalan Pengarah / MR) semua Ketua Sektor JPNS, Semua Pegawai Pendidikan Daerah, semua Pengurus Kualiti Sektor dan semua Pengurus Kualiti Daerah.

Rumusan keseluruhan dapatan adalah seperti berikut:
Non Comformity Report (NCR) : TIADA
Opportunity For Improvement (OFI) : 15

Pecahan OFI seperti berikut:
1. Jabatan Pendidikan Selangor
a) Audit Dalam : Ruangan Tindakan Pembetulan pada borang Tindakan Pembetulan/Pencegahan hanya mencatatkan pembetulan yang diambil semata-mata, tanpa mencatatkan tindakan mengenalpasti punca dan melaksanakan langkah pencegahan supaya perkara sama tidak berulang.
b) Aduan Pelanggan : Proses dilaksanakan dengan sempurna, namun sebagai penambahbaikan dicadangkan agar setiap aduan perlu ada pengesahan terhadap keberkesanan tindakan yang diambil.
c) Analisis Data : Analisis Maklum Balas Pelanggan dibuat di lokasi masing-masing dan dalam MKSP JPN hanya melaporkan Maklum Balas Pelanggan di JPN Selangor sahaja. Dicadangkan agar data Maklum Balas Pelanggan di semua lokasi dibentangkan dalam MKSP JPN Selangor.

2. PPD Sepang
a) Kajian Tindakan : Usaha pegawai PPD Sepang yang memberikan gred terhadap Kertas Cadangan KT yang dihantar oleh guru sebelum dipanjangkan ke JPNS adalah sesuatu tang baik dan dicadangkan untuk dilaksanakan di lokasi yang lain.
b) Infrastuktur : Pegawai tidak tahu kedudukan alat pemadam api di bilik kebal. Alat pemadam api diletakkan di luar bilik kebal. Cadangan : letakkan alat pemadam api di dalam bilik kebal.
c) Kewangan : Maaf, laporan kurang jelas.
d) Analisis Data : Dicadangkan agar analisis yang dibuat dapat menggambarkan tren/situasi yang bakal berlaku bagi mengesan lebih awal sebarang kemungkinan untuk memudahkan pegawai bertindak.

3. PPD Sabak Bernam
a) Dokumen/pekeliling yang perlu dirujuk oleh pegawai tidak dinyatakan dalam dokumen kualiti. Dicadangkan agar dokumen kualiti bagi proses kerja Tawaran Sebutharga Penyelenggaraan dipinda dengan menyatakan dokumen/pekeliling yang dirujuk oleh pegawai meja.
b) Persekitaran : Ruangan untuk pelanggan berurusan di PPDSB sempit dan tidak selesa. Dicadangkan wujudkan ruangan yang selesa bagi pelanggan berurusan.
c) Kepuasan Pelanggan : Proses kerja dilaksanakan dengan sempurna dari segi dokumentasi dan mendapat pujian auditor. Cadangan penambahbaikan yang disyorkan oleh auditor ialah pihak JPN perlu meminda dokumen dengan memasukkan indeks kepuasan pelanggan sebagai sebahagian daripada proses kerja bagi mengukur tahap kepuasan pelanggan.
d) Penyebaran Bahan Kurikulum : Proses dilaksanakan oleh pegawai mengikut carta alir, namun tidak dinyatakan pihak yang memantau pelaksanaan penyebaran bahan ini bagi memastikan objektif dapat dicapai.
e) Aduan Pelanggan : Kes yang sama seperti yang dilaporkan di JPN Selangor. Dicadangkan agar setiap aduan perlu ada pengesahan terhadap keberkesanan tindakan yang diambil.
f) Penilaian Prestasi PKK dan KBK : Pegawai meja tidak dapat mengumpul laporan penilaian prestasi PKK dan KBK dengan sempurna dan lengkap. Dicadangkan agar pengumpulan Laporan Penilaian Prestasi PKK dan KBK dibuat secara serentak/bersama bagi memudahkan Pengetua/Guru Besar memberi maklum balas.

4. PPD Gombak
a) Harta Hak Milik Pelanggan : Masih kedapatan harta milik pelanggan (salinan KPT, slip gaji dsb) yang tidak ditandakan.
b) Peperiksaan : Maaf, laporan kurang jelas.
c) Penilaian Prestasi Pembekal : Ada dilaksanakan tetapi secara silo (dibuat di unit-unit tertentu). Dicadangkan agar data Penilaian Prestasi Pembekal dipusatkan bagi memudahkan PPD mendapatkan maklumat.
d) Waran Perjalanan Udara : Kekeliruan dan salah pemahaman berkaitan pernyataan objektif kualiti antara auditor dan pegawai. Dicadangkan agar pernyataan objektif proses kerja ini diteliti semula.

"Secara keseluruhannya pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di PPD Sabak Bernam sangat memuaskan". - Dr. Montaj Mustakim; semasa pembentangan laporan Audit Pemantauan di JPNS.

Tahniah dan syabas kepada seluruh warga PPD Sabak Bernam.

Tiada ulasan: